Кайдзен — японская философия, практические меры, основанные на концепции непрерывного улучшения производственных разработок, выпуска продукции, сопутствующих бизнес-процессов и менеджмента на фоне постоянного саморазвития личности.
Название образуется от двух иероглифов:
- кай — изменения;
- дзен — лучшее.
Кайдзен/kaizen (改善) в переводе с японского означает изменения к лучшему.
Система стала вынужденной мерой правительства в годы после окончания Второй мировой войны. Экономика Японии находилась в сильнейшем упадке. Для ее поднятия требовались работники, настроенные на непрерывный созидательный труд во благо государства. Результатом должен был стать подъем экономики и выход из экономического кризиса страны за короткий период времени.
Система поддерживает производство в Японии на высоком уровне до сегодняшнего дня. Она распространилась на все важные сферы жизни, изучается в других странах мира.
Кайдзен – это мировосприятие, образ жизни, который требует четкой постановки целей, их достижения в нужный период времени.
Основы и традиции
Основной принцип: качество персонала прямо пропорционально качеству продукции. Соблюдение пропорции требует вовлечения в совершенствование всего персонала, от низкоквалифицированных работников до менеджеров, руководителей.
Основные аспекты процесса совершенствования:
- Правильное целеполагание.
Постановка целей и определение минимального срока выполнения.
- Командность.
Регулярный обмен информацией, знаниями между сотрудниками, обмен опытом, обучение, взаимное уважение, укрепление, сохранение традиций.
- Самоорганизация, дисциплина.
Рациональное управление рабочим временем, выполнение работы согласно требованиям регламентов, стандартов, экономное расходование материальных, денежных ресурсов.
- Высокий моральный дух.
Эмоциональный настрой работников на улучшение результата поддерживается мотивационными мероприятиями: хорошие условия труда, система поощрений и вознаграждений (премии, доплаты, надбавки), социальный пакет (лечение, отпуск).
- Рабочие группы по улучшению качества.
В состав групп входят руководители, специалисты разного уровня для обсуждения внедрения изменений, их осваивания.
- Предложения от работников.
Каждый сотрудник представляет рациональные предложения по оптимизации технологий, улучшению качества товаров, услуг. Все предложения зачитывают, обсуждают. Устоявшаяся традиция при приеме предложений – копилка будущих реформ, в которую попадают маловажные на текущий момент предложения.
Последовательное соблюдение требований к составу процесса выводит на первый этап: Целеполагание, на котором цели, время выполнения корректируются с учетом опыта, приобретенного от проделанной работы.
Система кайдзен — как путь к совершенству
Впервые технология была применена на автомобильном заводе Тойота, бюджет которого приравнивается к бюджету маленького государства. Метод организации производственного процесса Toyota Production System (TPS) – Бережливое производство (экономия во всем) широко пропагандируется заводом как оправданная модель менеджмента.
TPS: 14 правил, разработанных управляющими за время существования компании.
- Долгосрочная перспектива. Временные убытки допускаются ради достижения поставленной цели.
- Поставки материалов точно вовремя без запасов на будущее (канбан).
- Беспрерывный выпуск.
- Автоматический останов конвейерной линии для срочного устранения дефекта (джидока, андон).
- Равномерное распределение нагрузки во время работы конвейера (хейдзунка).
- Осмотр изделия контролерами (визуальный контроль).
- Достигнутое хорошее переходит в категорию стандарта (использование накопленного опыта).
- Воспитание вовлеченных кадров, разделяющих философию компании.
- Использование надежных (проверенных) технологий.
- Участие в развитии поставщиков, уважение партнеров.
- Формирование рабочих групп, поддерживающих философию компании.
- Решения принимаются большинством голосов, воплощаются сразу (немаваси).
- Для объективной оценки ситуации, все осматривают на месте (генти генбуцу).
- Все процессы непрерывно анализируются и улучшаются (кайдзен, хансей).
Завод — поставщик консалтинговых услуг по освоению kaizen.
В бизнесе и производстве
Seiri — Сортировка.
Согласно этому правилу, каждый рабочий должен организовывать и распределять все свои рабочие и личные вещи. Нередко у таких рабочих можно увидеть ярлыки на его инструментах, вещах или папках с рассортированными в них документами, с надписями «Необходимо», «Наиболее важно», «Бесполезно», «Пока что не нужно» и так далее.
Всё, что не нужно — выбросить или переработать. Всё, что временно не используется — убрать в сторону и достать, когда пригодится. Всё, что важно — держать под рукой, но так, чтобы не мешало.
Seiton — Рациональное расположение.
По данным независимых исследований, работники обычно тратят половину времени в поисках предметов, инструментов или важных документов. Это правило согласуется с предыдущим — каждая вещь должна иметь своё место.
За счёт регулярной сортировки и поддержания порядка на рабочем месте ни одна такая вещь не потеряется, и работник не потратит драгоценное время на поиски. Не говоря уж и о том, что это гораздо безопаснее, чем оставлять инструменты в самых разнообразных местах цеха, создавая потенциальную опасность для коллег
Seiso — Опрятность и чистота.
Рабочее место должно быть чистым, ведь грязь замедляет работу. Сортировка и назначение каждой вещи своего места должны исключить любой мусор, любую ненужную вещь из рабочей зоны.
А если всё распределено, и известно местонахождение всего, что может понадобиться — оно не должно быть вечно на виду. Правило призывает рабочих хранить документы в папках и файлах, разложенных по ящикам, и постоянно поддерживать чистоту.
Seiketsu — Стандартизация.
Каждая компания должна придерживаться определенных правил и политик, не отходить от них, что бы ни случилось. Так достигается высокое качество товаров и услуг.
Соблюдение этого требования позволяет продукту быть изданным вовремя, повышает безопасность труда работников, соблюдение дисциплины.
Shitsuke — Совершенствование, самодисциплина.
Каждый работник должен уважать правила и политики компании, придерживаться к ним. Самодисциплина обязательна. Работник не должен появляться на рабочем месте в повседневной одежде.
Оттачивай каждое из четырех других правил до автоматизма. Следи за собой, за тем, как выполняешь свою работу. И не забывай свой пропуск и бейдж — он должен придавать тебе чувство гордости за компанию, в которой ты работаешь!
Комплексное выполнение всех пунктов правила повышает эффективность от работы, без расхода дополнительных материалов, времени. Грамотно организованный внутренний потенциал предприятия повышает прибыль, уровень труда, рейтинг.
Как внедрить японскую систему
После Второй мировой войны Япония оказалась в ужасном положении. Дзайбацу — старые корпорации, по структуре являющиеся по сути кланами — в течение войны разрослись до огромных масштабов, поглотив практически весь бизнес в Японии. С их развалом и вмешательством США в экономику страны, японцам предстояло отстраивать бизнес заново, практически без ресурсов — как денежных, так и ископаемых. И всего за 10-15 лет японская экономика стала одной из лидирующих в мире.
Кайдзен, в своей сути — японский традиционализм, корпоративный дух, чувство долга перед кланом, компанией — или ныне — кейрэцу — и «бусидо», кодекс чести самурая, подогнанный под современные реалии. Внедрять систему, выросшую из такого менталитета, как японский, и в таких условиях, без изменений — не просто неэффективно, но и глупо.
В том и суть этой системы — мотивация исходит из работника, а не насаждается сверху. Поэтому, когда говорят о положительном опыте компаний после введения этой философии по всему миру, приводят 10 основных правил:
- Работа с идеями
Люди в подчинении всегда будут иметь иной взгляд на происходящее в компании. Глупо, со стороны руководителя, отвергать их взгляд. Напротив, их инициатива, направленная в правильное русло, уже скоро принесёт плоды. - Поиск решений вместо оправданий
На попытки найти причины ситуации тратится время. Рефлексия бесполезна, а проблему необходимо решить. В процессе поиска решения нередко находится и истинная причина. - Эффективность под вопросом
Улучшению всегда есть место. Статус кво вредит оптимизации. Поиск возможности для улучшений требует того, чтобы в нынешней системе постоянно шел поиск изъянов. - Сделай хорошо сейчас, а не идеально и потом
С точки зрения кайдзен, наиболее ценно время и эффективность. Заверши задачу сейчас, хоть и не идеально. А в следующий раз сделай лучше и в еще более короткие сроки. - Немедленные контрмеры
Любая задержка в производстве, любой изъян, снижающий эффективность, должен быть выявлен. Но нередко, даже после того, как решение проблемы становится известным, оно не применяется на практике. По системе кайдзен, это недопустимо. - Поиск дешевых решений
Суть кайдзен — в бережливом производстве. Ей не нужны инвестиции. Её суть — маленькие, но постоянные шаги в сторону улучшений. Поиск решений, которые будут расходовать минимум ресурсов компании. - Правильно выявленная проблема — половина решения
Если врач неверно понял симптомы больного, он может лечить его от несуществующей болезни. Важно выяснить истинные корни проблемы — лишь так можно от неё избавиться. - В поиске решений — спроси себя 5 раз «Почему?»
Важен поиск истинных корней проблемы, чтобы найти её решение. Задай самому себе вопрос «Почему так произошло» с расстановкой и постоянными, логичными ответами, 5 раз. И ты сам сможешь докопаться до истины. - Используй информацию от разных точек зрения
Разные люди — разный взгляд на ситуацию — разная перспектива и понимание. Правда всегда где-то посередине. - Не прекращай процесс улучшения
Не нужно останавливаться на достигнутом. За шагом следует шаг.
За счёт создания рабочей культуры и закрепления этих правил в умах подчиненных, а также исходящей из них мотивации к этим действиям, кайдзен начинает функционировать.
В личной жизни
Техника совершенствования, появившаяся в Японии, применима на производстве, дома, в сложных жизненных ситуациях. Она дисциплинирует, упорядочивает, развивает, укрепляет дух.
Кроме перечисленных приемов популярен способ «Одна минута или Путь мелких шагов«. Он придуман для постепенного погружения в тему при недостатке времени или отсутствии желания заниматься (лекарство от лени). Кратковременность занятий привлекает простотой, приносит удовлетворение от ощущения занятости делом.
Одна минута – минимальный отрезок времени, который посвящают занятию каждый день. Это дисциплинирует, помогает продолжить начатое, тренирует, стимулирует. Постепенно время для занятий увеличивают до пяти минут. Затем уделяют полчаса, уверенно продвигаясь к намеченной цели. Потребность заниматься переходит в привычное дело.
Психология системы кайдзен
Стремление к лучшему – естественное желание человека. Остановка в развитии противоестественна. Для японцев учение — постоянная работа над собой, без ущерба для себя. Начиная с минимального, постепенно усложняя задачу, они добиваются поставленных целей. Основное условие – постоянство.
Планирование по учению:
- Составление списка с намерениями улучшить, изменить жизнь;
- Список дел для осуществления с временным интервалом;
- Проверка сделанного, оценка результата;
- Корректировка дел, времени на выполнение.
Допущенные при этом ошибки стимулируют к совершенствованию, продвижению. Главное – извлечь уроки.
Решение проблем с помощью техники:
- Жизнь без проблем – жизнь без совершенствования.
- Частые проблемы учат большему, чем одна внезапная.
- Большие и маленькие проблемы появляются с решением. Рассмотреть спокойно все варианты, выбрать правильный, полезный.
- Полезнее избавиться от дефектов, отклонений, чем умышленно завысить средние показатели.
- Упорядочивание помогает лучше понять задачу, выполнить ее.
- Научиться выделять зону личной ответственности, решать персональные задачи быстро, хорошо, эффективно.
- Помочь коллеге, другу освоить, применить полезные знания.
Постепенное продвижение вперед часто эффективнее глобальных, скоростных перемен.
Прием используют для организации логически упорядоченных действий, которые повысят рентабельность, рейтинг.
Внедрение kaizen — приема привело к экономическому росту Японии в тяжелейший для страны период. Отказаться от зарекомендованного приема совершенствования по жизненно важным направлениям, на фоне роста производственных проблем, страна не спешит.
Кайдзен – ключ к успеху в развитии бизнеса, повышении профессионального уровня, достижении личностного роста.
